Privacyverklaring
Contactgegevens
- Verwerkingsverantwoordelijke: Stichting Vrijescholen Ithaka (Ithaka)
- Bestuurder van de stichting: Marin van Wijnen
- Contactgegevens: privacy@vsithaka.nl
- Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming: info@privacyopschool.nl
Ithaka verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. Ithaka vindt een goede omgang met
persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Ithaka is
verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze
privacyverklaring leggen wij uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.
Privacy en leerling gegevens.
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind.
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Ithaka verwerkt
persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen
nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als
leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te
stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde
gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en
leerplicht. Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de
onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze
wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw
toestemming verwerken.
De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze school. Daarnaast
registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld
cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat
nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie
of ADHD).
De leerling gegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys. Dit
programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van Ithaka
die de gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun
werkzaamheden. Dit programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot
medewerkers van Ithaka die de gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering
van hun werkzaamheden.
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet
meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als
onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat Ithaka de gegevens niet zal gebruiken
voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen. In een aantal gevallen zijn wij,
zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere
organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts,
samenwerkingsverband en de accountant.
Wij hebben met leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons
krijgen. De leverancier mag de leerling gegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming
voor geven. Een lijst van de leveranciers waar de school afspraken mee heeft gemaakt, is op
te vragen bij de school.
Daarnaast kan het nodig zijn dat wij gegevens uitwisselen met andere externe partijen, denk
aan zorginstanties. Als voor de uitwisseling geen wettelijke verplichting bestaat, dan vragen
wij u vooraf toestemming om met deze partijen gegevens te mogen uitwisselen.
In de schoolgids staat jaarlijks hoe de scholen omgaan met het gebruik van beeldmateriaal.
Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar.
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in
de wet vastgelegd. Ouders/ verzorgers kunnen op elk moment gebruik maken van deze
rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen
in de gegevens die wij van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om
gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van Ithaka. U
heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er
vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens
van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit
mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij
bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Tevens heeft u
het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben
ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te
dragen.
Ithaka zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde
verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke
tussenkomst genomen.
Als u vragen of verzoeken heeft op het gebied van privacy kunt u altijd terecht bij de
schoolleiding of via privacy@vsithaka.nl